COTELFAX SRL, par le biais de Mme Hachez Isabelle, sis à l’adresse Rue de Neuville 48A à 5600 Philippeville, TVA BE0454.779.253, accorde une importance particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi, nous nous engageons à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons.
Nous voulons informer le plus possible les utilisateurs de nos services et leur permettre de contrôler l’utilisation de leurs données. Nous vous proposons ci-dessous davantage d’informations relatives à notre politique de protection de la vie privée et vous expliquons quelles données nous collectons, pourquoi, pour quelle durée ainsi que la manière dont vous pourrez contrôler celles-ci.
1| Qui cette politique de protection de la vie privée protège-t-elle?
Cette politique de protection de la vie privée est d’application lorsque vous visitez nos bureaux, de même que notre site internet, notre page de réseaux sociaux, lorsque vous utilisez nos outils en ligne et lorsque vous êtes anciennement ou potentiellement client de COTELFAX SRL.
2| Que signifie le ‘traitement des données’ et qui est responsable de celui-ci?
Nous entendons par ‘traitement des données’ tout traitement des données personnelles. Ces ‘données personnelles’ comprennent toutes les données permettant d’identifier une personne physique. La notion de ‘traitement’ comprend les actions suivantes: collecter, établir, trier, conserver, actualiser, modifier, demander, consulter, utiliser, diffuser ou mettre à disposition peu importe la manière utilisée, regrouper, combiner, archiver, effacer ou finalement détruire des données personnelles.
COTELFAX SRL, par le biais de Mme Hachez Isabelle, est responsable du traitement de vos données personnelles.
3| Quelles données traitons-nous?
Nous collectons les renseignements suivants :
Nom
Prénom
Adresse postale
Code postal
Adresse électronique
Numéro de téléphone / télécopieur
Genre / Sexe
Nous traitons notamment les données personnelles. Il s’agit des données qui concernent une personne identifiable (la personne ‘concernée’) et que:
vous nous fournissez vous-même;
nous vous attribuons pour l’utilisation de nos services;
nous obtenons par l’utilisation de nos services, y compris l’utilisation par les utilisateurs finaux;
nous avons reçues via des tiers.
Toutes les données que nous collectons peuvent être combinées pour optimiser nos offres et prestations de services. Ces Données utilisateur nous permettent de vous identifier ou contacter. Par exemple: votre nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, adresse e-mail ;
COTELFAX SRL ne traite pas les données sensibles telles que, notamment, les données relatives à vos origines raciales ou ethniques, à vos opinions politiques, à vos orientations sexuelles ni à votre santé.
4| A quelles fins utilisons-nous ces données?
Nous traitons les données personnelles uniquement pour réaliser l’objectif poursuivi.
Nous utilisons ainsi vos données personnelles:
lorsque nous avons obtenu votre autorisation;
dans le cadre de la préparation ou exécution d’un contrat;
pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis;
Moyennant votre autorisation, nécessaire à cet effet, nous collectons les données personnelles pour atteindre les objectifs concrets suivants:
Pour traiter votre demande en faveur de nos produits ou services. Lorsque vous visitez notre site Internet pour collecter des informations sur nos produits ou services ou lorsque vous vous inscrivez, par exemple, à notre newsletter, nous avons besoin de vos coordonnées et adresse. Toutes les informations que nous recevons de votre part au cours de cette phase seront utilisées par nos soins uniquement pour vous fournir les informations demandées, de la manière que vous souhaitez.
Lorsque vous utilisez via notre site Internet ou nos outils en ligne les services d’autres parties, tels que chat, sites Internet de tiers, forums, réseaux sociaux, groupes de discussion et/ou applis, COTELFAX SRL n’a aucun contrôle sur ceux-ci et ne peut également être tenu responsable pour les informations postées sur ceux-ci.
5| Comment sécurisons-nous vos données?
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
Authentification à double facteur
Gestion des accès – personne autorisée
Sauvegarde informatique
Identifiant / mot de passe
Pare-feu (Firewalls)
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
L’accès à vos informations personnelles se fait uniquement en cas de besoin, pour mener à bien certaines tâches de maintenance ou dans le cadre d’une facturation électronique.
L’existence et le contenu des communications personnelles qui s’effectuent via notre réseau (par exemple: les conversations sur téléphones fixes et mobiles, les e-mails et les sms) sont protégés par les dispositions relatives au secret des télécommunications. Ce qui signifie que, en-dehors des exceptions prévues par la loi, nous ne pouvons prendre connaissance de l’existence ou du contenu de ces communications.
Nos sites Internet ou réseaux sociaux mentionnent parfois des liens vers les sites Internet de tiers (sites Internet externes, autres réseaux sociaux, sites Internet de partenaires, organisateurs d’événements que nous sponsorisons, etc.) dont les conditions d’utilisation sortent du champ d’application de cette politique de protection de la vie privée. Dès lors, nous vous conseillons de lire attentivement leur politique en matière de protection de vos données personnelles.
Nous ne vendons pas des données personnelles à des tiers. Nous ne communiquons pas celles-ci à des tiers, sauf:
Lorsque c’est nécessaire pour la prestation de nos services. Pour certains aspects de nos produits et services, nous travaillons avec des tierces parties ou faisons appel à des sous-traitants. Comme par exemple pour le stockage des factures électroniques. La transmission de vos données s’effectue uniquement aux mêmes fins que celles de COTELFAX SRL. Nous veillons à ce que ces tiers gèrent, comme nous, vos données de façon sûre et respectueuse, en bon père de famille.
Lorsqu’il s’agit d’une obligation légale. Nous vous renvoyons dans ce contexte au point 4 de cette politique de protection de la vie privée.
En cas d’intérêt justifié pour COTELFAX SRL ou le tiers concerné. Cela se fera uniquement sans prévaloir sur votre intérêt ou vos droits fondamentaux et libertés.
Si vous nous en avez donné l’autorisation. Si COTELFAX SRL devait transmettre vos données personnelles à des tiers d’une autre manière, cela se ferait avec une communication explicite, avec des explications sur le tiers concerné, les objectifs de la transmission de vos données et leur traitement.
Lorsque la loi l’exige, nous vous demanderons votre autorisation explicite. Vous avez également toujours la possibilité de refuser.
6| Comment déterminer quelles données personnelles nous pouvons utiliser et comment?
Si nous voulons collecter vos données personnelles à des fins spécifiques, nous vous en informerons toujours, et vous demanderons votre autorisation lorsque la loi l’exige, dans la communication que nous diffuserons à ce sujet.
7| Quels sont vos droits et comment pouvez-vous exercer ceux-ci?
Droit d’accès
Vous avez toujours le droit d’accéder aux données vous concernant dont nous disposons. Vous pouvez nous demander:
si nous traitons vos données personnelles;
à quelles fins nous les traitons;
quelles catégories de données personnelles nous traitons;
avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données personnelles;
quelle est l’origine des données traitées;
quelle logique nous appliquons lorsque nous traitons automatiquement certaines données personnelles.
Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels. Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisées à certaines fins mentionnées lors de la collecte.
Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez :
Nous adresser un courrier postal : rue de Neuville 48A 5600 Philippeville
Nous adresser un courriel : facturation@cotelfax.be
Nous téléphoner : 0472/75.20.02
COTELFAX SRL a 45 jours pour répondre à votre demande. Tenez compte du fait que cette période ne commence à courir qu’à partir du moment où nous avons reçu votre demande par écrit et que nous disposons de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.
Si COTELFAX SRL ne réagit pas à votre demande, la refuse ou si la réponse ne correspond pas à vos attentes, vous avez le droit de déposer plainte auprès de la Commission vie privée, via commission@privacycommission.be.
Droit d’amélioration et droit de retrait
Vous avez le droit de faire retirer ou modifier les données personnelles incomplètes, erronées, inadaptées ou dépassées. Pour ce faire, veuillez nous contacter par e-mail via l’adresse facturation@cotelfax.be
Nous adapterons ou retirerons ensuite ces informations si nécessaire, dans le respect des délais légaux. Tenez cependant compte du fait que parfois, en fonction de votre requête, nous ne pourrons plus fournir certains services. Nous ne pourrons également pas toujours retirer toutes les données demandées, par exemple parce que la législation nous oblige à conserver certaines données durant des délais déterminés.
Droit d’opposition au traitement de vos données pour du marketing direct
Vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Pour ce faire, vous pouvez
pour les appels téléphoniques commerciaux: vous inscrire sur la liste ‘Ne m’appelez plus’ (ne-m-appelez-plus.be).
pour les courriers commerciaux: vous inscrire sur la liste Robinson (robinsonlist.be).
pour les sms commerciaux: réagir en envoyant “STOP” au numéro qui vous a envoyé le sms;
pour les e-mails commerciaux: via la possibilité de désinscription dans l’e-mail concerné.
pour les newsletters et la facturation électronique: facturation@cotelfax.be
Attention: Nous nous réservons le droit de vous contacter par voie électronique dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou lorsque la loi nous y oblige.
COTELFAX SRL veille à prendre les mesures organisationnelles et techniques adaptées pour sécuriser les données personnelles. Nous ne pouvons pas conserver les données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel celles-ci ont été collectées. Le délai de conservation peut donc varier par objectif. Ce délai pourra parfois être long, par exemple pour respecter nos obligations légales (pour répondre à nos obligations comptables et fiscales, nous sommes par exemple obligés de conserver les données de facturation pendant maximum 7 ans) ou par nécessité juridique pour conserver certaines données comme preuves en cas de litige, et ce jusqu’à maximum 10 ans après l’expiration du contrat. Ces données archivées sont évidemment accessibles seulement de façon limitée.
8| Prise d’informations via notre site Internet ?
Hormis les données que vous nous communiquez volontairement lors de l’utilisation du formulaire sur notre site Internet, nous utilisons également des cookies pour collecter des données non personnelles à des fins d’analyse du site internet.
Nous collectons les informations suivantes via notre formulaire de contact :
Nom
N° de téléphone
Adresse eMail
Nous collectons ces informations uniquement à des fins de contact avec le client.
9| Comment puis-je contacter COTELFAX SRL?
Si vous souhaitez nous contacter pour adapter vos paramètres de protection de la vie privée ou pour tout complément d’information relatif à notre politique de protection de la vie privée ou pour des plaintes relatives à la protection de votre vie privée, y compris l’exercice de votre droit d’accès, vous pourrez notamment le faire par e-mail à l’adresse facturation@cotelfax.be.